Logiciel de gestion de cabinet d'avocat

Arthémis

Arthémis s’insère parfaitement en douceur dans l’architecture de votre Cabinet grâce à plusieurs versions. Nul besoin de changer tout votre matériel, de mettre à niveau tous vos logiciels, de changer de prestataire informatique ou d’avoir des assistants férus d’informatique.

Les dictées vocales standards sous windows peuvent être interfacées avec Arthémis.

ARTHEMIS est intuitif et très facile d’utilisation.

L’interactivité poussée avec Word et Outlook permettent d’optimiser les lettres, les actes automatiques ainsi que les imports de mails et leurs pièces.

Nos clients témoignent

Le logiciel Arthémis permet d’améliorer la productivité dans la gestion des dossiers.

Les fonctionnalités générales

Arthémis possède de multiples fonctionnalités maîtrisables très facilement grâce à une grande facilité d’utilisation pour un rapport qualité-prix sans égal.

  • SECURITE ET PROTECTION

    Toutes vos informations sont situées dans votre Cabinet sur votre propre serveur et ne sont pas tributaires du réseau internet, d’un Cloud ou d’une société hébergeant toutes les informations stratégiques de vos clients.

    Votre production de lettres et d’actes avec la fusion n’est pas sensible aux virus (de la famille des LOCKY) qui s’attaquent aux fichiers terminant par .doc et .docx

    La protection des informations est assurée par un mot de passe et une identification permettant de donner l’accès à certaines données en fonction des droits de chaque utilisateur.

    Les informations sont sauvegardées à chaque sortie de fenêtres de programmes et la sysbase de donnée est une des plus sécurisée du marché puisqu’il s’agit de MSSQL de Microsoft.

    Une sauvegarde la nuit sur le support choisi (DAT, CD, disques dur externes, internet, Cloud) est cependant nécessaire en cas de vol de matériel, feu, vandalisme, panne du disque dur ou virus.

  • AUTO-DOCUMENTE

    Des fonctions d’aide en ligne permettent d’afficher à l’écran le mode d’emploi concernant la zone active ou le programme en cours d’utilisation. Si vous voulez de plus amples renseignements, vous pouvez vous reporter à la documentation électronique ou papier. Vous disposez de l’ensemble des codes de fusion disponibles dans Word pour créer les matrices de lettres, d’actes, de factures, avoirs ou relances.

  • EVOLUTIF & MAINTENU

    Le logiciel est régulièrement mis à jour pour utiliser les nouvelles technologies en standards qui apparaissent sur le marché ainsi que pour répondre aux nouvelles exigences de la profession. Il fonctionne depuis 1985 avec la première version de Windows et de Word en réseau jusqu’à aujourd’hui en Windows 10 et Word 2016.

    Une maintenance téléphonique, sur site, par télémaintenance ou envoi d’un technicien est assurée de manière permanente. Programmé avec une base de données sécurisée et évolutive (MSSQL de Microsoft) et un langage de programmation puissant, les ajouts et modifications de programmes sont très faciles. Si vous avez des besoins spécifiques nous pourrons évaluer votre cahier des charges au plus juste prix.

  • CONVIVIAL

    L’ergonomie du logiciel est conçu en respectant l’interface WINDOWS pour que l’utilisateur familiarisé avec les programmes standard du marché soit opérationnel dans les meilleurs délais.

    Les commandes se font au choix avec la souris où le clavier. Toutes les zones et les fenêtres sont documentées. La saisie de tous les champs peut être commandée à la voix sans utiliser le clavier en achetant un logiciel de dictée vocale du style Dragon Naturally Speaking.

    Les icônes, menus déroulants, bulles d’aide, gestion des couleurs, zooms permettent de naviguer dans le logiciel comme si c’était un langage naturel.

Les fonctionnalités détaillées

Gestion des dossiers
Bible des matrices de lettres et d'actes
Comptabilité
Gestion des temps passés, manuels, automatiques dans Word, compteur de temps des conversations téléphoniques et aide à la facturation
Etats de frais et calcul des intérêts
Intégration automatique des scans dans les dossiers grâce à un connecteur avec clavier écran sur le scanner
Transformation en PDF de vos actes et pièces pour envoi par le RPVA ou directement par arthemis à vos clients ou tiers
Mail simplifié géré en interaction avec Outlook
Import de pièces et de mails depuis Outlook directement dans les dossiers
Gestion des dossiers

Ce programme est destiné à remplacer votre dossier papier et que vous puissiez tout faire sans manipuler physiquement votre dossier ou que vous soyez.

Vous pourrez savoir quelles sont les parties prenantes du dossier et leurs coordonnées (téléphones, fax, mails)

Les urgences, l’agenda, l’état de la procédure et tout ce que vous avez produit dans ce dossier (lettres et actes, mails envoyés) ou que vous avez intégré de l’extérieur (pièces adverses – scans…).

Vous pourrez ainsi répondre à un client quand vos assistants sont partis ou travailler sans le dossier.

Pour la communication électronique avec votre personnel, vous disposez aussi d’un post-it pouvant être collé sur le dossier permettant d’informer tous les gens du Cabinet de quelque chose de spécial pour ce dossier. Personne ne pourra travailler sur ce dossier sans être au courant du contenu du post-it.

Vous pouvez rajouter autant de critères de recherche sur un dossier de manière à constituer une base de connaissance de tous les domaines déjà traités au Cabinet (Très utile pour les nouveaux collaborateurs ou simplement pour vous en mode “rappel”).

Bible des matrices de lettres et d'actes

Cette bible est fournie sous forme de documents créés sous Word très accessibles. Les modèles (ou matrices) sont constitués par du texte parsemé de “code de champs” qui permettent de récupérer des informations dans Arthémis lors de la fusion et qui peuvent être formatés avec une police particulière ou des options de style.

Le gain de temps de frappe peut être énorme si les modèles sont bien faits et il peut être colossal si le Cabinet informatisé possède des clients institutionnels (procédures et actes standardisés).

Pratiquement chaque zone Arthémis est identifiée par un code de fusion pour pouvoir être récupéré lors des fusions. Vous pouvez. si nécessaire. enrichir le logiciel en rajoutant autant de zones que vous voulez dans le dossier. Vous pouvez faire les accords automatiques avec le client et l’adversaire du dossier (le client / la cliente / les clients / les clients) ou avec les avocats de votre Cabinet qui gèrent le dossier (votre bien dévoué / votre bien dévouée).

Les modèles sont classés en plusieurs types : les lettres, les actes, les factures, les avoirs et les relances. Arthémis vous propose un certain nombre de modèles qu’il vous faudra valider en fonction de vos désirs lors de leur première utilisation (police de caractère, gras, italique,souligné, contenus…).

Comptabilité

Arthémis gère trois types de comptabilité :

La comptabilité du dossier

saisie des factures, avoirs, règlements, débours

Editions des dossiers (ou clients) débiteurs, chiffre d’affaire par associé, dossiers non facturés etc…

Edition des relances semi-automatiques ou automatiques…

La comptabilité CARPA

Versements

Retraits

La comptabilité générale de type recettes-dépenses

Editions fiscales

Journaux

Grands-livres

Balances

Edition de la 2035

Edition de la DASD2

Nos clients témoignent

Arthémis nous a aidé à prendre la main sur le logiciel grâce à un formateur très pédagogue avec présentation d’exemples de dossiers pertinents.

Les applications pratiques sont très claires et à notre portée.

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