L'INFORMATISATION DE VOTRE CABINET AVEC ARTHEMIS

La PUISSANCE DES FONCTIONNALITES maîtrisée par LA FACILITE D’UTILISATION

ARTHEMIS (Version 9.XX)

ARTHEMIS est un logiciel de Gestion de Cabinet d’avocats qui a été conçu en 1986 avec l’aide des Avocats du Barreau de Montpellier.

Depuis, il a été modifié constamment grâce aux remarques des utilisateurs (avocats, clercs, secrétaires) et grâce aux nouvelles techniques de programmation (DOS – WINDOWS 3.11 – WINDOWS 95/98 – VISTA, SEVEN, 8, 10) pour aboutir à un produit très puissant tout en  étant extrèmement facile d’utilisation et convivial.

Il fonctionne sous WINDOWS, en interactivité avec le traitement de texte de Microsoft WORD 97, 2000 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 et la multitude de programmes qui sont étudiés pour tourner sous l’environnement de Microsoft.

Les serveurs peuvent être sous WINDOWS SERVEUR 2008 R2, SERVEUR, 2012 SERVEUR Etc..

Il fonctionne aussi avec la base de données MSSQL (2010, 2012, 2014) de Microsoft qui est très bien sécurisée.

WORD 

C’est le traitement de texte qui permet de taper les lettres et les actes, il est en interactivité avec ARTHEMIS au moyen de Sources de données générées par ARTHEMIS.

WORD vous assure une pérennité importante puisque il a été créé par Microsoft le numéro un mondial des éditeurs de logiciels micro-informatique, et à ce titre c’est le plus utilisé en France. Arthémis ne fonctionne pas avec Open Office car ils ne gère pas les macro-instructions complexes.

WINDOWS

WINDOWS est un environnement graphique qui vous permet d’exécuter plusieurs programmes en même temps et de passer de l’un à l’autre instantanément sans avoir à sortir de l’application en cours.

Exemple : ARTHEMIS est exécuté en même temps que le traitement de texte WORD; si vous êtes en train de taper une lettre ou un acte, vous n’avez qu’à descendre la souris complètement en bas de l’écran et la barre des programmes en cours s’affiche avec au début le bouton DEMARRER. Il vous suffit de cliquer sur le bouton représentant votre programme pour pouvoir y travailler.

Vous gardez ainsi un Arthémis dans WORD le texte sur lequel vous étiez en train de travailler et vous pouvez utiliser un autre Arthémis pour avoir une page sur l’agenda ou les surveillances ou saisir un temps passé.

C.F.R. Micro-Informatique décline toute responsabilité sur le contenu ou une mauvaise interprétation qui pourrait éventuellement être faîte de certains concepts.

Microsoft, Word, Windows, C.F.R. et Arthémis sont des noms et programmes déposés et protégés par copyrights nationaux ou internationaux.

Toute reproduction même partielle de cette documentation est interdite. C.F.R. se réserve le droit de la modifier à tout moment.

FONCTIONNALITES : 

LES CORRESPONDANTS DU DOSSIER
L’INTERACTIVITE ou FUSION avec les LETTRES et ACTES
CONSERVATION DES DOCUMENTS
PARAPHEUR
NOUVEAUX CODES DE FUSION STANDARDS
LA GESTION DES APPELS ENTRANTS
L’EDITION DES ETIQUETTES
FICHES DU CLIENT, DES CORRESPONDANTS, DES ADVERSAIRES
SAISIE ET EDITION DES AVOIRS
FICHE DU DOSSIER
EVENEMENTS
AGENDA
COMPATIBILITE DU DOSSIER
GESTION DES PROVISIONS SUR FRAIS
BIBLE
CODES POSTAUX ET VILLES - JURIDICTIONS
LES CORRESPONDANTS DU DOSSIER

(Définition : Toute personne qui intervient dans le dossier et qui n’est ni un client ni un adversaire)

Possibilité de rentrer dans le dossier n’importe lequel des correspondants.

Possibilité de créer des types de correspondants à l’infini alors que dans les versions précédentes, il n’y avait que 10 types possibles (les avocats, huissiers, notaires, experts,…)

Possibilité d’affecter à un adversaire plusieurs correspondants du même type (Un adversaire peut avoir plusieurs avocats ou plusieurs experts etc…)

Possibilité de mettre des correspondants au niveau du (ou des) client(s), de l’ (ou des) adversaire(s), ou du dossier si le correspondant n’a rien de commun avec un client ni avec l’adversaire.

L’INTERACTIVITE ou FUSION avec les LETTRES et ACTES

La fusion se fait désormais par ARTHEMIS qui pilote le traitement de texte en faisant la fusion, en donnant un nom au résultat de la fusion puis en le sauvegardant dans WORD avant de vous le présenter pour que vous puissiez y rajouter vos informations de dernière minute.

Il suffit de choisir (par un clic de souris) dans la liste des intervenants du dossier celui (ou ceux) qui va (vont) recevoir la même lettre. Un intervenant coché vous donnera une lettre, n intervenants cochés vous donneront un mailing de n lettres.

Une nouvelle fenêtre INTERVENANTS DU DOSSIER a été créée. Elle indique de manière synthétique tous les intervenants à qui on peut écrire dans le dossier avec leur A L’ATTENTION DE, leurs REFERENCES et leur FORMULE DE POLITESSE.

 L’utilisateur peut ainsi visualiser d’un seul coup d’œil que le dossier a été bien rentré.

Les mises à jour faites dans cette fenêtre de fusion sont automatiquement répercutées dans le dossier.

Un autre clic permet de choisir la matrice de fusion et de taper un intitulé identifiant la lettre ou l’acte. Il est possible de sauvegarder le texte dans Word ou non grâce à une case à cocher. Un clic sur exécuter et ARTHEMIS fusionne et indique par un message que la fusion est terminée.

La ou les lettres sont faîtes en récupérant les noms, adresses, références et autres codes de fusion, ARTHEMIS donne un nom au fichier résultant de la fusion qui est automatiquement enregistré dans un répertoire de WORD. Il suffit de cliquer en bas de l’écran dans WORD pour le récupérer.

Le nom du texte est codifié avec le numéro du dossier et une extension variable en fonction du type de document principal.

Il ne reste plus qu’à taper le corps de la lettre et de la sauvegarder par l’icône ENREGISTRER de Word pour garder le contenu de la lettre dans le dossier.

Si vous avez voulu écrire à plusieurs personnes du dossier, ces lettres se présentent les unes en dessous des autres ;  il suffit de faire des copier-coller pour insérer le texte que vous avez tapé dans la première lettre dans les suivantes.

La fusion d’un acte est identique à celle d’une lettre avec cependant une notion supplémentaire. Il faut indiquer si vous désirez le formatage des états civils des clients ou adversaires pour une assignation ou pour une conclusion.

Pour rechercher une lettre ou un acte tapé pour un dossier, il suffit d’accéder au dossier et de cliquer sur le bouton :

•FUSIONS CLASSEES PAR DATE pour avoir la liste de toutes les lettres envoyées pour ce dossier classée par ordre chronologique.

•FUSIONS CLASSEES PAR COTES pour avoir la liste des côtes d’un dossier (COURRIER, PROCEDURE, EXPERTISES etc…) et rentrer dans une côte pour connaître tout ce qui a été fait comme fusion depuis la création du dossier.

CONSERVATION DES DOCUMENTS

Chaque document fusionné peut être automatiquement effacé par ARTHEMIS lors de l’archivage du dossier ou 15 jours ou un mois après avoir été édité. Il suffit de cliquer sur l’option de votre choix à la fusion. Par défaut les documents du dossier seront effacés à l’archivage du dossier.

PARAPHEUR

Chaque document fusionné peut être intégré dans le parapheur de l’avocat. L’avocat peut consulter ce parapheur qui se présente comme une succession de lettres et d’actes les uns en dessous des autres dans WORD. Il peut aussi faire des modifications puis l’éditer.

NOUVEAUX CODES DE FUSION STANDARDS

•Numéro d’aide judiciaire du dossier

•Téléphone professionnel, Poste, Téléphone personnel, Téléphone mobile, Fax et EMAIL pour tous les clients, adversaires et correspondants.

•« A l’attention de » pour tous les clients, adversaires ou correspondants

•La formule de politesse des clients, adversaires, correspondants (si la zone « à l’attention de » est remplie et que la formule de politesse doive être différente de celle de la fiche)

•Numéro de toque ou case du correspondant

•Référence du dossier avec le nom de tous les clients / le nom de tous les adversaires

•Référence du dossier avec les initiales de l’avocat gérant le dossier et celles de la secrétaire qui tape le courrier

•L’année sous la forme : L’AN MILLE NEUF CENT QUATRE VINGT DIX NEUF pour être intégrée dans les Actes et modifiée simplement une fois en début d’année dans ARTHEMIS

•Le nom et l’adresse du Cabinet

•Le parquet, le numéro d’instruction et le Cabinet du juge pour le PENAL ou le CORRECTIONNEL

•Les INFORMATIONS PARTICULIERES A UN DOSSIER qui peuvent être saisies indépendamment du type du dossier directement dans la fenêtre des informations particulières en tapant le libellé, son contenu et son code de fusion.

•Le numéro de classement affecté au dossier

•Toutes les informations indiquées en saisie d’un événement (la date de l’événement, l’avocat qui va gérer l’événement, la date de l’événement, l’objet de l’événement, le code de l’événement choisi)

•Les informations indiquées en saisie d’évènements

•Le nom et l’adresse du Cabinet pour créer le tampon dans les actes.

LA GESTION DES APPELS ENTRANTS

Les secrétaires tapent directement dans un programme ARTHEMIS, les appels téléphoniques concernant les avocats, avec l’interlocuteur ainsi que l’objet de l’appel.

Ces appels peuvent être visualisés par le (ou les) avocat(s) du Cabinet sur leur écran ou il peuvent être édités à la demande.

L’EDITION DES ETIQUETTES

Permet d’éditer des étiquettes en fonction du fichier des clients ou des correspondants

FICHES DU CLIENT, DES CORRESPONDANTS, DES ADVERSAIRES

Des zones ont été rajoutées :

EMAIL

Une ZONE LIBRE pour mettre les numéros directs, les numéros de portables, les horaires ou les clients sont contactables etc…

Une zone A L’ATTENTION DE pour indiquer à qui on s’adresse au sein d’une S.C.P. de plusieurs personnes.

Une zone FORMULE DE POLITESSE pour indiquer la formule de politesse de la lettre de fusion si on adresse la lettre à une personne en particulier d’une S.C.P. ou d’une société (Pour ne pas prendre la formule de politesse indiquée dans la fiche de la société ou de la S.C.P.)

SAISIE ET EDITION DES AVOIRS

Nouveau programme

FICHE DU DOSSIER

Une zone N° de classement a été rajoutée ainsi que le numéro d’aide judiciaire, la date de demande, la date d’obtention ainsi que le pourcentage d’aide judiciaire,le parquet, le Cabinet du juge, l’instruction, le Cabinet ou est géré le dossier en cas de cabinet secondaire.

Une page INTERVENANTS indique sur la même fenêtre tous les intervenants à qui il est possible d’écrire dans le dossier avec leur « A L’ATTENTION DE », leurs références et leur formule de politesse.

Une page synthèse indique la dernière action réalisée (ou à réaliser) dans l’agenda, les surveillances, la procédure ainsi que la comptabilité du dossier et les observations du dossier.

Trois pages de CORRESPONDANTS ont été rajoutées.

Une page CORRESPONDANTS des clients, une page CORRESPONDANTS des adversaires et une autre pour les CORRESPONDANTS du dossier. Le nombre de ces correspondants est illimité et l’utilisateur d’ARTHEMIS peut leur écrire par un simple clic.

EVENEMENTS

La gestion des événements est beaucoup plus simple puisqu’un événement peut maintenant générer par défaut quatre surveillances dans les dossiers avec des délais différents.

Un événement peut aussi déclancher une lettre ou un autre acte en fusion.

L’édition des surveillances permet de sélectionner les surveillances qui ont été générées par un événement particulier (CLOTURES, INJONCTION DE CONCLURE…)

Un événement peut aller cocher une ligne d’agenda ou de surveillance pour indiquer qu’elle est réalisée ou ne se fera pas (l’audience en cas de renvoi par exemple).

AGENDA

ARTHEMIS peut maintenant gérer plusieurs types d’agenda en fonction d’un paramétrage des codes d’agenda (AUDIENCES, EXPERTISES, RENDEZ VOUS, MISE EN ETAT, DELIBERE etc…).

L’édition de l’agenda par types peut ne lister que l’agenda des AUDIENCE et EXPERTISE ou l’agenda des RENDEZ-VOUS ou l’agenda des DELIBERES etc…

Les lignes d’agenda qui sont réalisées peuvent être cochées pour indiquer qu’elles ont déjà été réalisées et une édition reprend les lignes qui n’ont pas encore été réalisées dans le temps imparti.

Le paramétrage des codes de l’agenda est lui aussi totalement libre et alphabétique.Tout dépend de ce que désire faire l’utilisateur.

COMPATIBILITE DU DOSSIER

Un même programme permet d’enregistrer les règlements pour un dossier (ou pour plusieurs) simplement en choisissant l’option LIGNE ou GLOBAL (Idem pour la saisie des débours)

De multiples EDITIONS pour surveiller votre Cabinet ont été ajoutées.

Dans toutes les saisies comptables (même la comptabilité générale), l’utilisateur peut remonter sur les lignes supérieures et corriger.

L’utilisation des ETATS DE FRAIS a été simplifiée ainsi que le CALCUL DES INTERETS; celui ci a été aménagé de manière à conserver la totalité du dernier calcul par dossier.

GESTION DES PROVISIONS SUR FRAIS

Vous pouvez saisir des provisions sur frais ainsi que les règlements de frais que le Cabinet engage ; En vérifiant le solde, vous savez quand redemander une provision.

BIBLE

La bible des lettres et des actes peu être accessible par un bouton LETTRE qui permet de choisir parmi cinquante matrices de lettres les plus utilisées et un bouton ACTE permettant de sélectionner les cinquante actes les plus utilisés. Vous pouvez accéder aux autres grâce au Zoom qui permet d’accéder par ordre alphabétique du nom de la matrice ou par un système de bibliothèques et d’armoires permettant de classer la bible par grandes rubriques (CONSTRUCTION-FAMILLE-VOIES D’EXECUTION-COMMERCE etc…)

De manière générale, de multiples modifications ont été réalisées dans tous les programmes pour améliorer leur souplesse et leur puissance.

CODES POSTAUX ET VILLES - JURIDICTIONS

Tous les codes postaux de toutes les communes de France ont été intégrés dans ARTHEMIS.

Un fichier des noms des tribunaux a été constitué pour faciliter la création des juridictions devant laquelle est le dossier. Une zone de 840 caractères a aussi été rajoutée ainsi que le téléphone le fax et l’email.

Il y a bien d’autres améliorations que vous découvrirez au fûr et à mesure.

MANUEL D’UTILISATION

AVANT DE RENTRER PLUS EN DETAIL DANS LA DOCUMENTATION, N’OUBLIEZ PAS QUE VOS INFORMATIONS SONT ENREGISTREES SUR DES SUPPORTS MAGNETIQUES FIABLES MAIS PAS ETERNELS ET QU’ILS PEUVENT S’ENDOMMAGER (COMME TOUTE MECANIQUE) OU ETRE VOLES OU DETRUITS PAR LE FEU, UN COURT CIRCUIT OU LA FOUDRE.

IL EST DONC IMPERATIF D’AVOIR DES SAUVEGARDES EN PLUSIEURS EXEMPLAIRES (GENERALEMENT UNE PAR JOUR) SUR BANDES MAGNETIQUES DE VOS FICHIERS ET EN CONSERVER UNE SUR UN AUTRE SITE (PERIODICITE MENSUELLE)

Le mot de passe est demandé, dès que vous avez fait Double Clic sur l’icône ARTHEMIS.

S’il est erroné, l’accès vous est refusé.

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