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SUPPORT

L'INFORMATISATION DE VOTRE CABINET AVEC ARTHEMIS

La PUISSANCE DES FONCTIONNALITES maîtrisée par LA FACILITE D’UTILISATION

ARTHEMIS (Version 9.XX)

ARTHEMIS est un logiciel de Gestion de Cabinet d’avocats qui a été conçu en 1986 avec l’aide des Avocats du Barreau de Montpellier.

Depuis, il a été modifié constamment grâce aux remarques des utilisateurs (avocats, clercs, secrétaires) et grâce aux nouvelles techniques de programmation (DOS – WINDOWS 3.11 – WINDOWS 95/98 – VISTA, SEVEN, 8, 10) pour aboutir à un produit très puissant tout en  étant extrèmement facile d’utilisation et convivial.

Il fonctionne sous WINDOWS, en interactivité avec le traitement de texte de Microsoft WORD 97, 2000 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 et la multitude de programmes qui sont étudiés pour tourner sous l’environnement de Microsoft.

Les serveurs peuvent être sous WINDOWS SERVEUR 2008 R2, SERVEUR, 2012 SERVEUR Etc..

Il fonctionne aussi avec la base de données MSSQL (2010, 2012, 2014) de Microsoft qui est très bien sécurisée.

WORD 

C’est le traitement de texte qui permet de taper les lettres et les actes, il est en interactivité avec ARTHEMIS au moyen de Sources de données générées par ARTHEMIS.

WORD vous assure une pérennité importante puisque il a été créé par Microsoft le numéro un mondial des éditeurs de logiciels micro-informatique, et à ce titre c’est le plus utilisé en France. Arthémis ne fonctionne pas avec Open Office car ils ne gère pas les macro-instructions complexes.

WINDOWS

WINDOWS est un environnement graphique qui vous permet d’exécuter plusieurs programmes en même temps et de passer de l’un à l’autre instantanément sans avoir à sortir de l’application en cours.

Exemple : ARTHEMIS est exécuté en même temps que le traitement de texte WORD; si vous êtes en train de taper une lettre ou un acte, vous n’avez qu’à descendre la souris complètement en bas de l’écran et la barre des programmes en cours s’affiche avec au début le bouton DEMARRER. Il vous suffit de cliquer sur le bouton représentant votre programme pour pouvoir y travailler.

Vous gardez ainsi un Arthémis dans WORD le texte sur lequel vous étiez en train de travailler et vous pouvez utiliser un autre Arthémis pour avoir une page sur l’agenda ou les surveillances ou saisir un temps passé.

C.F.R. Micro-Informatique décline toute responsabilité sur le contenu ou une mauvaise interprétation qui pourrait éventuellement être faîte de certains concepts.

Microsoft, Word, Windows, C.F.R. et Arthémis sont des noms et programmes déposés et protégés par copyrights nationaux ou internationaux.

Toute reproduction même partielle de cette documentation est interdite. C.F.R. se réserve le droit de la modifier à tout moment.

FONCTIONNALITES : 

(Définition : Toute personne qui intervient dans le dossier et qui n’est ni un client ni un adversaire)

Possibilité de rentrer dans le dossier n’importe lequel des correspondants.

Possibilité de créer des types de correspondants à l’infini alors que dans les versions précédentes, il n’y avait que 10 types possibles (les avocats, huissiers, notaires, experts,…)

Possibilité d’affecter à un adversaire plusieurs correspondants du même type (Un adversaire peut avoir plusieurs avocats ou plusieurs experts etc…)

Possibilité de mettre des correspondants au niveau du (ou des) client(s), de l’ (ou des) adversaire(s), ou du dossier si le correspondant n’a rien de commun avec un client ni avec l’adversaire.

La fusion se fait désormais par ARTHEMIS qui pilote le traitement de texte en faisant la fusion, en donnant un nom au résultat de la fusion puis en le sauvegardant dans WORD avant de vous le présenter pour que vous puissiez y rajouter vos informations de dernière minute.

Il suffit de choisir (par un clic de souris) dans la liste des intervenants du dossier celui (ou ceux) qui va (vont) recevoir la même lettre. Un intervenant coché vous donnera une lettre, n intervenants cochés vous donneront un mailing de n lettres.

Une nouvelle fenêtre INTERVENANTS DU DOSSIER a été créée. Elle indique de manière synthétique tous les intervenants à qui on peut écrire dans le dossier avec leur A L’ATTENTION DE, leurs REFERENCES et leur FORMULE DE POLITESSE.

 L’utilisateur peut ainsi visualiser d’un seul coup d’œil que le dossier a été bien rentré.

Les mises à jour faites dans cette fenêtre de fusion sont automatiquement répercutées dans le dossier.

Un autre clic permet de choisir la matrice de fusion et de taper un intitulé identifiant la lettre ou l’acte. Il est possible de sauvegarder le texte dans Word ou non grâce à une case à cocher. Un clic sur exécuter et ARTHEMIS fusionne et indique par un message que la fusion est terminée.

La ou les lettres sont faîtes en récupérant les noms, adresses, références et autres codes de fusion, ARTHEMIS donne un nom au fichier résultant de la fusion qui est automatiquement enregistré dans un répertoire de WORD. Il suffit de cliquer en bas de l’écran dans WORD pour le récupérer.

Le nom du texte est codifié avec le numéro du dossier et une extension variable en fonction du type de document principal.

Il ne reste plus qu’à taper le corps de la lettre et de la sauvegarder par l’icône ENREGISTRER de Word pour garder le contenu de la lettre dans le dossier.

Si vous avez voulu écrire à plusieurs personnes du dossier, ces lettres se présentent les unes en dessous des autres ;  il suffit de faire des copier-coller pour insérer le texte que vous avez tapé dans la première lettre dans les suivantes.

La fusion d’un acte est identique à celle d’une lettre avec cependant une notion supplémentaire. Il faut indiquer si vous désirez le formatage des états civils des clients ou adversaires pour une assignation ou pour une conclusion.

Pour rechercher une lettre ou un acte tapé pour un dossier, il suffit d’accéder au dossier et de cliquer sur le bouton :

•FUSIONS CLASSEES PAR DATE pour avoir la liste de toutes les lettres envoyées pour ce dossier classée par ordre chronologique.

•FUSIONS CLASSEES PAR COTES pour avoir la liste des côtes d’un dossier (COURRIER, PROCEDURE, EXPERTISES etc…) et rentrer dans une côte pour connaître tout ce qui a été fait comme fusion depuis la création du dossier.

Chaque document fusionné peut être automatiquement effacé par ARTHEMIS lors de l’archivage du dossier ou 15 jours ou un mois après avoir été édité. Il suffit de cliquer sur l’option de votre choix à la fusion. Par défaut les documents du dossier seront effacés à l’archivage du dossier.

Chaque document fusionné peut être intégré dans le parapheur de l’avocat. L’avocat peut consulter ce parapheur qui se présente comme une succession de lettres et d’actes les uns en dessous des autres dans WORD. Il peut aussi faire des modifications puis l’éditer.

•Numéro d’aide judiciaire du dossier

•Téléphone professionnel, Poste, Téléphone personnel, Téléphone mobile, Fax et EMAIL pour tous les clients, adversaires et correspondants.

•« A l’attention de » pour tous les clients, adversaires ou correspondants

•La formule de politesse des clients, adversaires, correspondants (si la zone « à l’attention de » est remplie et que la formule de politesse doive être différente de celle de la fiche)

•Numéro de toque ou case du correspondant

•Référence du dossier avec le nom de tous les clients / le nom de tous les adversaires

•Référence du dossier avec les initiales de l’avocat gérant le dossier et celles de la secrétaire qui tape le courrier

•L’année sous la forme : L’AN MILLE NEUF CENT QUATRE VINGT DIX NEUF pour être intégrée dans les Actes et modifiée simplement une fois en début d’année dans ARTHEMIS

•Le nom et l’adresse du Cabinet

•Le parquet, le numéro d’instruction et le Cabinet du juge pour le PENAL ou le CORRECTIONNEL

•Les INFORMATIONS PARTICULIERES A UN DOSSIER qui peuvent être saisies indépendamment du type du dossier directement dans la fenêtre des informations particulières en tapant le libellé, son contenu et son code de fusion.

•Le numéro de classement affecté au dossier

•Toutes les informations indiquées en saisie d’un événement (la date de l’événement, l’avocat qui va gérer l’événement, la date de l’événement, l’objet de l’événement, le code de l’événement choisi)

•Les informations indiquées en saisie d’évènements

•Le nom et l’adresse du Cabinet pour créer le tampon dans les actes.

Les secrétaires tapent directement dans un programme ARTHEMIS, les appels téléphoniques concernant les avocats, avec l’interlocuteur ainsi que l’objet de l’appel.

Ces appels peuvent être visualisés par le (ou les) avocat(s) du Cabinet sur leur écran ou il peuvent être édités à la demande.

Permet d’éditer des étiquettes en fonction du fichier des clients ou des correspondants

Des zones ont été rajoutées :

EMAIL

Une ZONE LIBRE pour mettre les numéros directs, les numéros de portables, les horaires ou les clients sont contactables etc…

Une zone A L’ATTENTION DE pour indiquer à qui on s’adresse au sein d’une S.C.P. de plusieurs personnes.

Une zone FORMULE DE POLITESSE pour indiquer la formule de politesse de la lettre de fusion si on adresse la lettre à une personne en particulier d’une S.C.P. ou d’une société (Pour ne pas prendre la formule de politesse indiquée dans la fiche de la société ou de la S.C.P.)

Nouveau programme

Une zone N° de classement a été rajoutée ainsi que le numéro d’aide judiciaire, la date de demande, la date d’obtention ainsi que le pourcentage d’aide judiciaire,le parquet, le Cabinet du juge, l’instruction, le Cabinet ou est géré le dossier en cas de cabinet secondaire.

Une page INTERVENANTS indique sur la même fenêtre tous les intervenants à qui il est possible d’écrire dans le dossier avec leur « A L’ATTENTION DE », leurs références et leur formule de politesse.

Une page synthèse indique la dernière action réalisée (ou à réaliser) dans l’agenda, les surveillances, la procédure ainsi que la comptabilité du dossier et les observations du dossier.

Trois pages de CORRESPONDANTS ont été rajoutées.

Une page CORRESPONDANTS des clients, une page CORRESPONDANTS des adversaires et une autre pour les CORRESPONDANTS du dossier. Le nombre de ces correspondants est illimité et l’utilisateur d’ARTHEMIS peut leur écrire par un simple clic.

La gestion des événements est beaucoup plus simple puisqu’un événement peut maintenant générer par défaut quatre surveillances dans les dossiers avec des délais différents.

Un événement peut aussi déclancher une lettre ou un autre acte en fusion.

L’édition des surveillances permet de sélectionner les surveillances qui ont été générées par un événement particulier (CLOTURES, INJONCTION DE CONCLURE…)

Un événement peut aller cocher une ligne d’agenda ou de surveillance pour indiquer qu’elle est réalisée ou ne se fera pas (l’audience en cas de renvoi par exemple).

ARTHEMIS peut maintenant gérer plusieurs types d’agenda en fonction d’un paramétrage des codes d’agenda (AUDIENCES, EXPERTISES, RENDEZ VOUS, MISE EN ETAT, DELIBERE etc…).

L’édition de l’agenda par types peut ne lister que l’agenda des AUDIENCE et EXPERTISE ou l’agenda des RENDEZ-VOUS ou l’agenda des DELIBERES etc…

Les lignes d’agenda qui sont réalisées peuvent être cochées pour indiquer qu’elles ont déjà été réalisées et une édition reprend les lignes qui n’ont pas encore été réalisées dans le temps imparti.

Le paramétrage des codes de l’agenda est lui aussi totalement libre et alphabétique.Tout dépend de ce que désire faire l’utilisateur.

Un même programme permet d’enregistrer les règlements pour un dossier (ou pour plusieurs) simplement en choisissant l’option LIGNE ou GLOBAL (Idem pour la saisie des débours)

De multiples EDITIONS pour surveiller votre Cabinet ont été ajoutées.

Dans toutes les saisies comptables (même la comptabilité générale), l’utilisateur peut remonter sur les lignes supérieures et corriger.

L’utilisation des ETATS DE FRAIS a été simplifiée ainsi que le CALCUL DES INTERETS; celui ci a été aménagé de manière à conserver la totalité du dernier calcul par dossier.

Vous pouvez saisir des provisions sur frais ainsi que les règlements de frais que le Cabinet engage ; En vérifiant le solde, vous savez quand redemander une provision.

La bible des lettres et des actes peu être accessible par un bouton LETTRE qui permet de choisir parmi cinquante matrices de lettres les plus utilisées et un bouton ACTE permettant de sélectionner les cinquante actes les plus utilisés. Vous pouvez accéder aux autres grâce au Zoom qui permet d’accéder par ordre alphabétique du nom de la matrice ou par un système de bibliothèques et d’armoires permettant de classer la bible par grandes rubriques (CONSTRUCTION-FAMILLE-VOIES D’EXECUTION-COMMERCE etc…)

De manière générale, de multiples modifications ont été réalisées dans tous les programmes pour améliorer leur souplesse et leur puissance.

Tous les codes postaux de toutes les communes de France ont été intégrés dans ARTHEMIS.

Un fichier des noms des tribunaux a été constitué pour faciliter la création des juridictions devant laquelle est le dossier. Une zone de 840 caractères a aussi été rajoutée ainsi que le téléphone le fax et l’email.

Il y a bien d’autres améliorations que vous découvrirez au fûr et à mesure.

MANUEL D’UTILISATION

AVANT DE RENTRER PLUS EN DETAIL DANS LA DOCUMENTATION, N’OUBLIEZ PAS QUE VOS INFORMATIONS SONT ENREGISTREES SUR DES SUPPORTS MAGNETIQUES FIABLES MAIS PAS ETERNELS ET QU’ILS PEUVENT S’ENDOMMAGER (COMME TOUTE MECANIQUE) OU ETRE VOLES OU DETRUITS PAR LE FEU, UN COURT CIRCUIT OU LA FOUDRE.

IL EST DONC IMPERATIF D’AVOIR DES SAUVEGARDES EN PLUSIEURS EXEMPLAIRES (GENERALEMENT UNE PAR JOUR) SUR BANDES MAGNETIQUES DE VOS FICHIERS ET EN CONSERVER UNE SUR UN AUTRE SITE (PERIODICITE MENSUELLE)

Le mot de passe est demandé, dès que vous avez fait Double Clic sur l’icône ARTHEMIS.

S’il est erroné, l’accès vous est refusé.

Trois groupes de mots de passe existent en standard :  Le premier est affecté aux secrétaires, le second aux clercs et le dernier aux avocats.

•Le groupe de mots de passe réservé aux secrétaires permet l’utilisation de tous les programmes excepté la comptabilité générale et certains programmes de la comptabilité dossier (Saisie de règlements, de débours)

Les menus ou icônes de lancement des programmes sont associés aux mots de passe si bien qu’une secrétaire rentrant avec son mot de passe ne verra pas les lignes de menus des programmes qui lui sont interdits.

•Le groupe de mots de passe des clercs permet d’accéder à tous les programmes autorisés aux secrétaires.

Il autorise aussi l’accès au programme de modification d’une facture ainsi qu’à la gestion des états de frais et à celle des décomptes de créance.

•Le groupe de mots de passe des avocats permet d’accéder à tous les programmes ; Tous les menus lui sont affichés.

Les mots de passe sont affectés par les Associés au personnel lors de l’installation d’ARTHEMIS

Ils doivent, bien sûr être tenus secrets.

Entrée dans ARTHEMIS… Saisie du mot de passe

Le mot de passe se compose de deux notions : L’identifiant et le mot de passe.

Taper votre nom utilisateur dans la zone prévue à cet effet puis Taper sur la touche TABULATION. Taper ensuite votre mot de passe et TABULEZ puis VALIDEZ (ou Cliquer sur le bouton OK).

Le mot de passe s’enregistre mais ne s’inscrit pas sur l’écran pour préserver sa confidentialité.

Si vous ne vous êtes pas trompé, le menu des programmes et icônes d’ARTHEMIS s’affiche, sinon le message « Mot de passe incorrect » s’inscrit en bas de l’écran. Il ne vous reste plus qu’à recommencer.

Les menus déroulants et les icônes

Certains programmes sont exécutés au moyen de menus déroulants accessibles à tout moment même si un autre programme est actif sur l’écran (ou grâce à des icônes).

Les menus déroulants sont situés sur la première ligne en haut de l’écran (Il s’agit des menus DOSSIER , SURVEILLANCES AGENDA EVENEMENTS COMPTABILITE BIBLE….)

Il suffit de cliquer sur DOSSIER pour qu’apparaissent le menu des programmes de choix, création, suppression, archivage, désarchivage éditions d’un dossier….

Cliquer sur le programme désiré et ce programme s’exécute.

Vous remarquerez que certaines lettres des menus sont en soulignées : La combinaison de ces lettres et de la touche Alt permet de lancer ces programmes sans avoir à utiliser la souris.

Certains programmes sont suivis de Ctrl et d’une lettre.

Ces combinaisons de touches permettent de lancer ces programmes à tout instant , n’importe ou dans ARTHEMIS même si un autre programme est actif.

Exemple : La ligne de menu OUVRIR du menu DOSSIER est suivi de Ctrl O ce qui signifie que les touches Ctrl puis O activent le programme OUVERTURE d’ UN DOSSIER.

Ces menus sont de deux types; certains finissent par un petit triangle noir avec la pointe tournée vers la droite, d’autres non.

Les menus finissant par le triangle indiquent qu’ils lancent eux même un menu (sous menu du premier menu). Les autres lancent directement le programme qui leur est associé.

Vous remarquerez que certaines lettres des sous-menus sont soulignées et en majuscule : Vous pouvez lancer ces programmes sans la souris simplement en tapant cette lettre.

Le menu rapide permet d’accéder à certains programmes se trouvant en sous-menu d’un seul clic de souris à l’aide du bouton droit

La souris est un moyen de déplacement très rapide d’une zone à une autre, elle possède deux boutons :

 

Le premier sert :

•à entrer dans un programme en choisissant la ligne de menu adéquate (Mettre la flèche sur la ligne de menu désirée et Cliquer une fois)

•à sélectionner la zone sur laquelle vous désirez écrire (Mettre la flèche sur la zone à droite du libellé de la zone puis Cliquer une fois, c’est le Simple Click).

•Si la manoeuvre a été réalisée correctement la zone sélectionnée se colorie et le curseur clignote à gauche de la zone, vous pouvez donc taper à l’intérieur.

•à ouvrir une fenêtre qui va vous aider à remplir la zone sur laquelle vous êtes positionné (Mettez la flèche dans la zone puis Cliquer deux fois, c’est le Double Click ou Zoom).

•à sélectionner un renseignement indiqué dans une fenêtre de choix (Clic puis DoubleClic sur la ligne sélectionnée).

•à exécuter l’option d’un programme en cliquant sur un bouton (CREATION, FICHE, VALIDATION, OK, ANNUL) ou en faisant un Double Click.

Le deuxième (à droite) sert à :

•Faire apparaître un menu des programmes les plus utilisés et qui sont assez difficiles d’accès car situés dans des sous-sous-menus.

• Cliquer sur la petite croix en haut à droite de la fenêtre

•ou taper sur la touche ECHAP du clavier

•Si c’est une liste, sélectionner une ligne en s’y positionnant dessus soit en cliquant, soit avec les touches FLECHE BAS et FLECHE HAUT

puis taper sur la touche ENTREE ou cliquez sur l’icône bleu représentant la lettre S (Sélection) ou

Doublecliquez sur la ligne choisie

Tous les écrans utilisent des couleurs différentes.

La couleur détermine la propriété d’une zone.

Un libellé indiqué en couleur verte ne peut pas être modifié et le curseur ne peut pas s’y positionner dessus. Le seul moyen de modifier un libellé écrit en vert est de modifier la zone qui le précède qui est en général un code de couleur rose accompagné d’une icône représentant une main (indiquant la possibilité de faire un Zoom).

Nom de la zone                   Code                            Libellé

Exemple :              AVOCAT               ED                       Enzo DROGUE

                               Colorié en rose            Colorié en vert

 

Le code ED (initiales de l’avocat) peut être modifié soit en se positionnant sur la zone « code » avec la souris en cliquant dessus et :

•en tapant un autre code par dessus ou

•en faisant un Zoom (Touche de fonction F5 ou Double Click) pour faire afficher la liste des avocats et en sélectionner un

La SELECTION dans une liste peut se faire de trois manières différentes :

1°) Se déplacer pour atteindre la ligne désirée (par les flèches de direction FLECHE BAS ou FLECHE HAUT) ou Clic direct sur la ligne.

2°) Ensuite Clic sur l’icône représentant la lettre S de couleur bleu de la barre d’icône en haut de l’écran

ou        Taper sur la touche Entrée

ou        Double Click pour fermer la fenêtre de la liste en ramenant le code choisi dans la zone de la fenêtre précédente.

Le Zoom (F5 ou Double Click) sur une la zone « Nom du client » du programme des clients fait apparaître la liste des clients par ordre alphabétique en commençant par A.

Taper les premières lettres du nom que l’on recherche permet d’accéder pratiquement directement au client recherché.

Nom du client : DUP (F5 ou Double click ou Click sur le bouton LISTE)

Le fait de taper DUP dans la zone nom puis Zoom permettent d’afficher la liste des clients par ordre alphabétique à partir de DUP (DUPONT, DURAND, DURIF …).

Les zones ou vous pouvez faire un Zoom en faisant : Double Click, (F5, ou clic sur la dernière ligne en bas de l’écran au niveau de la zone Zoom) sont :

•souvent coloriées en rose

•accompagnées d’une petite icône représentant une main

•précédés d’un libellé écrit en police gras et italique

•indiqués par le mot Zoom sur la dernière ligne de l’écran

Les traductions des codes sont coloriées en vert ou bleu selon l’écran et ne sont pas marquées par un emplacement blanc puisque l’on ne peut s’y positionner.

Certains écrans de mise à jour qui sont très peu utilisés (ou utilisés à l’installation d’ARTHEMIS) n’ont pas les boutons de CREATION, LISTE ou FICHE; ils possèdent une ligne d’aide en bas indiquant  :

Ctrl  C pour créer une fiche                 ou                    l’icône C de la barre des icônes est éclairée

Ctrl  M pour modifier une fiche           ou                    l’icône M de la barre des icônes est éclairée

NOTE : La touche contrôle (Ctrl) doit être utilisée en la laissant appuyée tandis qu’on tape en même temps sur la lettre C pour créer une autre ligne (ou sur la lettre M pour modifier).

La touche de fonction F3 confirmée par la lettre U sert à supprimer une fiche après s’y être positionné ou une ligne dans une liste (On peut aussi utiliser l’icône Rouge E (Effacement) de la barre d’icône en haut de l’écran quand celle ci est active)

Généralement les modes de mise à jour autorisés par le programme sont indiqués sur la barre d’icône au moyen d’icônes qui sont éclairés ou pas. (Création, icône jaune lettre C., Modification, icône verte lettre M, Effacement, icône rouge lettre E ou Sélection, icône bleu lettre S). Cependant si la fenêtre comporte des boutons de CREATION ou FICHE en bas il est formellement déconseillé de cliquer sur les icône C pour obtenir la création de la fiche.

En cas de micro-coupure, de coupure d’électricité ou de défaillance du disque dur, un ou plusieurs fichiers peuvent être endommagés selon que le programme travaille sur un ou plusieurs fichiers.

Quand un programme ouvrira ce fichier endommagé, il affichera le message :

Fichier ARFIL0 (N°de fichier).DAT endommagé !

(Si le fichier n°11 a été endommagé il va afficher ARFIL011.DAT endommagé)

AVANT TOUTE CHOSE, IL FAUT VERIFIER QUE LE DISQUE DUR (ou une partie de disque dur n’a pas été endommagé par ces coupures d’électricité)

Contactez votre technicien de maintenance pour qu’il vous le teste (ou C.F.R. s’il a fourni le matériel)

S’il ne peut pas venir et que vous avez besoin de la machine, vous pouvez essayer de le faire vous même ; mais AVANT  FAITES UNE SAUVEGARDE DES FICHIERS ARTHEMIS.

Faîtes   DEMARRER   PROGRAMME            ACCESSOIRES            OUTILS SYSTEME SCANDISK et choisissez l’option Analyse du disque.

Vous pouvez aussi après lancer au lieu de SCANDISK un DEFRAG ce qui réorganisera votre disque dur en en augmentera les performances si vous avez supprimé beaucoup de fichiers.

Une fois que vous êtes certain que le disque dur est parfait, il faut s’occuper des fichiers ARTHEMIS qui ont été endommagés.

Cherchez votre sauvegarde la plus récente et faîtes une restauration de vos fichiers.

Les fichiers endommagés sont effacés par ceux de la bande (ou de la disquette) et le problème disparaît.

S’il ne disparaît pas, c’est que la sauvegarde que vous avez utilisé contenait déjà des fichiers endommagés.

Prenez la précédente et restaurez là etc…jusqu’à trouver la sauvegarde qui soit bonne.

ATTENTION : Après la restauration, vous avez perdu toutes les modifications faites entre le moment ou vous avez fait la dernière sauvegarde restaurée et le jour ou vous avez fait la restauration. D’ou l’intérêt de faire une sauvegarde tous les jours.

Allez dans le progiciel ARTHEMIS et prenez le menu UTILITAIRES puis le programme RESTRUCTURATION D’UN FICHIER et Taper le numéro du fichier endommagé (11 dans la première zone puis 11 dans la dans l’exemple ci-dessus).

Si le fichier est important, cela va prendre un certain temps; généralement les gros fichiers sont les numéros 1,2,3,23,27,31,66…

Refaites la même procédure tant que le programme vous affichera cette erreur pour un numéro de fichier chaque fois différent.

Si vous désirez en restructurer plusieurs à la fois, mettez le N° du fichier de départ et le numéro du dernier fichier à restructurer.

Saisir le chiffre 10 dans la première zone et 15 dans la deuxième lance la restructuration du fichier N°10, 11, 12, 13, 14 et 15.

Positionnez vous sur la zone à modifier en Cliquant dessus ou en tapant sur la touche TABULATION pour passer d’une zone à une autre puis Cliquez sur le caractère à modifier pour positionner le curseur sur le caractère (ou utilisez les touches flèche vers la droite ou flèche vers la gauche); il ne vous reste plus qu’à taper un autre caractère par dessus.

Pour insérer du texte, positionnez vous sur la zone à modifier en cliquant dessus puis cliquez sur la zone à l’endroit ou vous désirez insérer le texte (ou utilisez les touches flèche gauche ou droite) , appuyez sur la touche INS puis Taper le texte à insérer.

Pour supprimer du texte, positionnez vous sur la zone à modifier en cliquant dessus puis cliquez sur le caractère à supprimer et appuyez sur la touche SUPPR

Remarque : Si vous essayez de modifier une zone complètement remplie et que le programme refuse c’est que vous êtes en mode « insertion de caractères »; vous pouvez le vérifier en regardant la ligne d’état en bas à droite de l’écran ou figure un INS indiquant le mode insertion (Aucun caractère ne peut être inséré puisque la zone est déjà pleine). Pour régler ce problème il suffit d’enlever le mode insertion en tapant sur la touche insertion Inser.

 

Ne pas se fier pas à la taille des zones, la majorité des zones sont plus grandes qu’elles ne le paraissent. (Possibilité de visualiser la grandeur réelle d’une zone en tapant sur F6 ou en cliquant sur le bouton LARGE sur la dernière ligne de l’écran).

      Aide

Certaines zones et écrans d’ARTHEMIS sont autodocumentés.

Le message s’affiche automatiquement en bas de l’écran quand vous vous positionnez sur la zone. De même, il s’enlève  quand vous quittez la zone.

Les fenêtres d’aide d’écran s’ouvrent à la demande seulement en appuyant sur la touche F1.

Ces touches permettent de lancer des programmes à partir de n’importe quel endroit du logiciel (même si vous êtes en train de travailler dans un autre programme) simplement avec le clavier ; ce qui est parfois beaucoup plus rapide que la souris.

Touches rapides utilisables

Alt-F4                          Sortie d’ARTHEMIS

 

 

Ctrl-O                          Ouvrir un dossier déjà créé

Ctrl-N                          Créer un Nouveau dossier

Ctrl-Y                          Saisie des événements

Ctrl-A                          Saisie de l’Agenda

Ctrl-S                           Saisie des Surveillances

Ctrl-H                          Appels TélépHoniques entrants

Ctrl-P                           Position comptable d’un dossier

Ctrl-F                           Saisie d’une facture

Ctrl-I                           Interactivité avec WORD (Faire une lettre ou un acte grâce à la fusion)

Ctrl-R                          Saisie d’un Règlement

Ctrl-D                          Saisie d’un Débours

Ctrl-G                          Saisie de la comptabilité Générale

Ctrl-U                          Modification d’une écriture comptable

Ctrl-V                          Visualisation des écritures d’un compte

Ctrl-J                           Visualisation du Journal des écritures

Ctrl-1                           Edition du chiffre d’affaire

Ctrl-2                           Edition de la facturation / règlements par collaborateurs

Ctrl-3                           Edition des cumul par groupe de comptes

Ctrl-4                           Edition du journal

Ctrl-5                           Edition du Grand-Livre

Ctrl-6                           Edition de la Balance

Certains programmes couramment utilisés peuvent être appellés par le bouton droit de la souris comme le COPIER / COLLER ou d’autres programmes ARTHEMIS

De manière générale, quand vous n’utilisez plus un programme, il faut en sortir. Ne restez pas avec l’agenda (ou un dossier, ou les événements…) ouvert si vous ne vous en servez plus. Des fichiers sont en utilisation et ils peuvent gêner ou ralentir l’utilisation d’autres programmes par les autres postes.

Quand vous partez entre 12 heures et 14 heures sortez du programme, cela allégera le système d’autant.

Avant d’arrêter l’ordinateur, il faut arrêter les trois programmes actifs en mémoire.

Pour cela,         mettez vous sur ARTHEMIS puis Quitter ARTHEMIS puis OK

ensuite dans WORD cliquez sur Fichier puis sur Quitter

et Quittez WINDOWS en cliquant sur   DEMARRER ARRETER

En quittant WINDOWS, si le programme vous indique que c’est impossible, car une application est encore active, c’est que vous n’êtes pas bien sorti d’ARTHEMIS totalement.

Il est préférable d’éteindre les postes de travail entre midi et 14 heures et le soir.

Il vaut mieux éteindre le serveur le vendredi soir puis de le débrancher ce qui évitera, s’il y a un violent orage, qu’il prenne la foudre.

1 A) Pour éteindre un serveur NOVELL : ASSUREZ VOUS QUE TOUS LES POSTES SOIENT ETEINTS puis : Taper DOWN et validez (Le message Server X has been shut down Please Reboot to restart s’affiche- Ce qui veut dire en Français : Le serveur X a été arrété, éteignez attendez une minute et rallumez pour redémarrer si vous désirez redémarrer) puis éteignez le serveur. Selon la version de NOVELL, il faudra peut être taper une autre commande avant (se rapprocher du technicien qui vous a installé NOVELL pour lui demander).

Si le serveur n’affiche pas ce message mais *** WARNING ACTIVE FILES ARE OPEN *** (Attention des fichiers actifs sont ouverts) DO YOU WANT TO STOP (Y/N) Voulez vous arrêter quand même le serveur ? Taper N pour ne pas l’arrêter !

 

Explications : Des fichiers sont restés ouverts car on a éteint un poste sans fermer un programme ou tout simplement que l’on veut arrêter le serveur alors qu’un poste est encore en service.

Allez éteindre le poste resté éclairé ou lancez la commande de fermeture générale des fichiers s’ils sont tous éteints et donc qu’un programme n’a pas été clôturé correctement.

1 B) Pour éteindre un serveur NT de Microsoft, s’assurer que tous les postes soient éteints et tapez CTRL ALT SUPR sur le serveur.

Les fichiers ARTHEMIS doivent être sauvegardés tous les jours sur un support (disquette ou cassette) différent; Six cassettes dont une par jour et une autre mensuelle déposée dans un lieu autre que le Cabinet en cas de vol ou d’incendie.

Les 5 cassettes ne doivent pas être rangées dans la même pièce que le serveur (en cas d’incendie)

Le répertoire à sauvegarder est le répertoire Z:\ARTHEMIS du serveur ou C:\ARTHEMIS d’un monoposte.

Pour raccoucir les temps de sauvegarde, on peut GARDER une sauvegarde totale de tout le répertoire Z:\ARTHEMIS et ne sauvegarder que les fichiers ARTHEMIS tous les jours; ces fichiers commencent tous par le nom ARFIL*.DAT

Pour créer un nouveau dossier cliquer sur le menu DOSSIER puis CREER (ou Taper la touche de fonction Ctrl-N) (ou Cliquer sur la première icône PAGE BLANCHE), Indiquer un numéro de dossier ou laissez le à blanc pour que le programme gère lui même la numérotation des dossiers.

En réseau, il est très vivement conseillé de laisser le programme gérer les numéros puisque plusieurs postes peuvent créer des dossiers simultanément, cela évite la gestion de cahiers de derniers numéros de dossiers.

Les numéros codifiés avec l’année et/ou l’avocat et un numéro chronologique ne sont plus nécessaires car ARTHEMIS donne toutes les statistiques par date, collaborateur et bien d’autres critères…

Dossier Principal : C’est le Numéro du dossier principal.

Il est utilisé quand plusieurs dossiers sont joints car ils ont des procédures qui en découlent ou s’imbriquent.

Dans ce cas, il faut créer autant de dossiers qu’il y a de procédures (c’est trés rapide car la plupart des clients et des adversaires sont déjà créés dans les fichiers).

Cette zone est importante car elle permet de générer un acte en allant rechercher les états civils de tous les clients et tous les adversaires de tous les dossiers joints.

Vous pouvez visualiser quatre onglets qu’il va falloir remplir successivement.

L’onglet           CLIENT JURIDIQUE

L’onglet           CLIENT ADMINISTRATIF

L’onglet           ADVERSAIRE

L’onglet           GENERALITES

Le programme fait la distinction entre deux sortes de clients : Le client juridique et le client administratif.

Le client juridique est celui qui est assigné, l’administratif est celui qui paye vos honoraires (Compagnie d’assurance, Banque etc…). Souvent ces deux types de clients sont identiques c’est pour cela que le client administratif est initialisé avec les éléments du client juridique.

Si le client administratif est identique au client juridique l’onglet du client administratif est marqué « Sans client administratif »

Cliquez sur la zone nom du client juridique et Taper le nom du client (ou le début de son nom) puis faîtes un Zoom (F5 ou Double Click)

Le programme recherche le ou les clients correspondants aux caractères que vous venez de taper et vous les affiche.

S’il existe déjà dans la base de données des clients, prenez celui qui vous intéresse en identifiant la ligne choisie en cliquant sur sa ligne ou en se déplaçant avec les flèches de direction BAS ou HAUT puis en fermant la fenêtre en ramenant l’information en :

 

• Cliquant sur l’icône bleu indiquant la lettre S

• Double Cliquant sur la ligne

• Tapant sur la touche ENTREE du clavier

S’il n’existe pas dans la liste qui vous est proposée cliquez sur le bouton CREATION en bas de la fenêtre de visualisation des clients et créez votre nouvelle fiche client.

La procédure est identique pour le client administratif ainsi que pour l’adversaire.

Par défaut le client administratif est initialisé avec les mêmes données que le client juridique.

Si le client administratif est différent, Cliquer sur l’onglet CLIENT ADMINISTRATIF, effacez la zone nom. Taper ensuite le bon nom (ou le début du nom) puis recherchez le client par le Zoom s’il existe déjà dans le fichier (La procédure est identique à celle décrite plus haut pour le client juridique).

 

Note 1 : Si vous avez sélectionné le mauvais client ou adversaire vous pouvez aller chercher le bon en Cliquant sur son nom pour faire afficher la fenêtre de choix.

Note 2 : Si le client créé existe déjà dans un de vos dossiers en tant qu’adversaire, le programme vous le signale. De même, si l’adversaire créé existe déjà dans un de vos dossiers en tant que client, cela vous est aussi signalé.

Création d’un client juridique, administratif ou adversaire

Cliquer sur le Genre et choisissez, en DoubleCliquant, celui qui se mettra devant le nom du client dans l’adresse de ses courriers (Monsieur, Madame, Mademoiselle, S.A.R.L. S.C.P. etc…)

Si aucun des genres existant ne vous convient vous pouvez créer celui ou ceux qu’il vous faut en DoubleCliquant sur le bouton CREATION (ou Ctrl-C ou icône C) puis en tapant un code et un libellé.

Idem pour la formule qui s’écrira dans le courrier (Cher Monsieur, Chère Madame etc…)

Indiquer ensuite toutes les zones demandées et cliquez sur zones supplémentaires si vous en avez besoin dans l’état civil du client ou de l’adversaire.

Vous pouvez vérifiez l’état civil créé automatiquement pour une éventuelle modification.

 

Remarque : L’état civil ne se met à jour qu’en création du client ou de l’adversaire pour conserver d’éventuelles modifications apportées par l’utilisateur sur cet état-civil automatique.

Pour une société, les ZONES SUPPLEMENTAIRES comportent deux notions importantes :

•La zone INTERLOCUTEUR est récupérée dans les courriers envoyés au client (Pour écrire « A l’attention de Monsieur Enzo DROGUE »; mettre dans la zone « Monsieur Enzo DROGUE »). NOTE : Si vous créez un client institutionnel avec plusieurs correspondants éventuels (en fonction des services, par exemple, n’indiquez rien dans la zone interlocuteur de la fiche client mais dans la fiche du dossier, dans l’onglet client administratif, dans la première zone de la fenêtre référence du client administratif).

•La zone CRITERE DE RECHERCHE sert à différencier, dans les Zooms de choix d’un client, les sociétés qui portent le même nom.

Exemple : Mettre le nom de l’agence ou la ville pour distinguer tous les clients appelés CREDIT AGRICOLE

•La zone PARTICULARITES sert à indiquer une particularité quelconque du client (ou de l’adversaire) qui sera affichée par le programme de création de dossier, chaque fois que vous allez créer un dossier pour ce client et dans divers autres programmes d’ARTHEMIS.

•La zone appelée NOTES permet de mettre tous les renseignements désirés quelque soient ces renseignements ou leur format (N° de portables, N° directs, Plages horaires d’appel etc…)

Après avoir créé le client administratif, vous pouvez indiquer les références du client administratif (Ces trois zones seront récupérées dans le traitement de texte et la première [N° de dossier du client administratif] sera une des clés d’accès au dossier, vous pourrez ainsi accéder à votre dossier par le menu DOSSIER ENTRER (ou la deuxième icône à partir de la gauche) en indiquant seulement le numéro du dossier de votre client administratif.

Correspondants d’un client ou d’un adversaire.

Une fois que le client est créé, cliquer sur le bouton CORRESPONDANTS. Une fenêtre s’ouvre en demandant quel type de correspondant vous recherchez (AVOCAT, HUISSIER, NOTAIRE etc…)

Sélectionner un type de correspondant puis Taper le nom (ou le début du nom) du correspondant recherché dans la zone nom et faire un Zoom (Double Click ou F5).

La liste des correspondants de ce type apparaît et vous pouvez affecter à votre dossier celui que vous désirez. Cependant, s’il n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton CREATION en bas de la fenêtre active puis en remplissant la fiche.

Indiquer ensuite les références qu’il a donné à son dossier pour qu’elles soient automatiquement insérées quand vous allez lui écrire.

Pour créer d’autres correspondants pour un même client (ou adversaire) cliquez sur l’icône jaune C (ou Ctrl-C ou FLECHE BAS) pour créer une nouvelle ligne dans le dossier ou va venir s’inscrire le nouveau correspondant, Faîtes un Zoom et refaites la procédure indiquée précédemment.

Pour supprimer un correspondant d’un dossier, positionnez vous dessus (Clic) et F3 ou Clic sur l’icône rouge E puis confirmez par U (pour Oui).

En cas de pluralité de client ou d’adversaire il est possible de choisir le client principal qui va donner son nom au dossier ainsi que l’adversaire principal.

Il suffit de cliquer sur le client puis de cliquer sur convertir en client principal, le click sur un autre onglet permet de mettre à jour le client juridique principal en haut du dossier (Idem pour l’adversaire principal).

Pour écrire à un correspondant qui n’est ni un correspondant d’un client, ni un correspondant d’un adversaire, il faut le mettre dans l’onglet CORRESPONDANT ou sont mis les correspondants du dossier.

 

 

Mandataires d’un client ou d’un adversaire.

 

Dans les onglets clients ou adversaires du dossier se trouve une zone appellée « Mandataire » permettant de moduler l’état-civil du client ou de l’adversaire auquel elle est associée.

Certaines sociétés clients (ou adversaires) possèdent plusieurs services avec des noms de responsables différents.

Dans les actes, l’état civil de la fiche initiale de la société doit être modifiée en fonction de la personne qui a été mandatée par la société pour être en charge du dossier.

Le nom de cette personne ainsi que sa fonction doit figurer dans l’état-civil en remplaçant la formule générique « agissant pousuites et diligence…. » pour un client « prise en la personne de son responsable légal en exercice…» pour l’adversaire.

Cabinet ou est géré le dossier permet d’identifier le dossier et de tirer des statistiques financières et de gestion par Cabinet

Type du dossier  (Cliquer sur la zone pour choisir le type en DoubleCliquant dans la liste).

Les types sont très importants puisqu’ils paramètrent la suite de la création du dossier en demandant les informations particulières au type, et même (pour les utilisateurs les plus avertis et pour les types de dossiers qui s’y prêtent), permet de générer une procédure prévisionnelle (avec mise à jour automatique des dates de surveillances et de l’agenda).

 Note : En pratique cette gestion des procédures prévisionnelles est remplacée par la gestion des événements, qui est beaucoup plus souple et tout aussi puissante.

Les informations particulières peuvent être rajoutées pour compléter les zones fournies en standard dans ARTHEMIS si certains actes ou lettres en ont besoin pour leurs fusions.

Les créations de types de dossiers permettent aussi de faire des statistiques sur les nombres de dossiers par types.

Avocat et Responsable

Cliquer sur la zone pour choisir l’avocat, le collaborateur ou le clerc responsable du dossier puis Taper ses initiales ou faîtes un Zoom pour le choisir dans la liste.

Saisissez les zones restantes en cliquant sur la zone à saisir puis :

. Si la zone n’est pas une zone à Zoom (coloriée en rose, ou en gars avec une icône représentant une main) : Taper le renseignement

. Sinon Double Cliquez puis Sélectionner la ligne désirée par un Double Clic.

Rôle de l’affaire principale.

Ce numéro est utilisé surtout dans les procédures de Construction (appels en garanties), ce numéro est une des TREIZE clés d’accès fournies en standard par ARTHEMIS.

Statistique : C’est la zone statistique.

Elle est accessible par un Double Clic et permet de renseigner les zones qui la composent.

Note : La zone statistique doit être paramétrée avant la création du premier dossier.

Elle permet de rajouter jusqu’à vingt zones qui n’ont pas été prévues dans ARTHEMIS mais dont le Cabinet à besoin pour faire des statistiques croisées sur ses dossiers

IMPORTANT

1 A) Avant de créer un client, un adversaire, un avocat, ou plus globalement un élément dans la base de données, assurez vous qu’il n’existe pas déjà en le recherchant par le début de son nom (Si vous êtes en réseau, il peut avoir été créé par quelqu’un d’autre ou par vous même il y a longtemps et vous ne vous en souvenez plus).

1 B) Pour que les recherches d’un client, adversaire ou correspondant soient efficaces il faut prendre garde à la saisie de certains noms qui peuvent être orthographiés de manière différentes (en particulier les noms de société).

U.C.B. avec trois points de séparation, U.C.B avec deux points de séparation, U C B avec des espaces ou UCB sans espace vont représenter le même client.

Selon le codage utilisé pour la recherche, le client sera trouvé ou non !

Les confrères à qui vous allez écrire doivent être saisis comme ils sont écrits dans le Tableau de l’ Ordre. Par exemple la S.C.P.  MIGNOT – LEZET

Faîtes attention à l’ordre des personnes et ne faîtes pas l’erreur de créer deux Cabinets : MIGNOT puis LEZET c’est la S.C.P. qu’il faut créer (et peut être choisir un des avocats avec « à l’attention de » pour chaque dossier)

 IMPERATIF :

Il faut impérativement que toutes les personnes qui saisissent les fiches se soient mis d’accord pour avoir une saisie cohérente et commune des NOMS des intervenants au sein d’un même Cabinet